Voor het beheer van elk middel zijn data over dat middel nodig (aantal werknemers, boekhoudkundige codes, enz.). De data die worden gebruikt om data te beheren en te gebruiken, worden metadata genoemd. Omdat data niet kunnen worden vastgehouden of aangeraakt, zijn er definities en kennis in de vorm van metadata nodig om te begrijpen wat het is en hoe het moet worden gebruikt. Metadata zijn afkomstig van een reeks processen in verband met het creëren, verwerken en gebruiken van data, waaronder architectuur, modellering, stewardship, governance, datakwaliteitsbeheer, systeemontwikkeling, IT- en bedrijfsactiviteiten en analyse.